Cum sa ne alegem sediul social al firmei?(dec. 26, 2019)

Dictionarul ne spune ca sediu social este locatia unde o societate comerciala isi stabileste „domiciliul”. Sediul este un element de identificare important din punct de vedere procedural, deoarece actele administrative, fiscale, jurisdictionale sunt comunicate la sediul societatii.

Pentru majoritatea antreprenorilor romani, sediul social este locatia in care se desfasoara efectiv activitatea economica a intreprinderii. Pentru destul de multi antreprenori sediul social este apartamentul personal si nu de putine ori firma functioneaza in sufrageria patronului.

Primul lucru pe care trebuie sa il stiti de la noi este ca societatea are un sediu social, iar acest element este obligatoriu din punct de vedere legal, dar poate avea multiple puncte de lucru – locatii in care se desfasoara activitatile diverse. Daca caracteristica principala a sediului ar trebui sa fie stabilitatea, punctele de lucru se inchid, deschid sau isi schimba locatia cu flexibilitatea data de activitatea economica desfasurata.

Este util deci ca locul pe care il alegeti pentru sediul proaspetei firme sa fie o locatie la care aveti acces usor si pentru multa vreme din acel moment. O locatie izolata din mediul rural este greu accesibila pentru serviciile postale dar si pentru dumneavoastra. O locatie unde va este dificil accesul, unde va trebui sa negociati in permanenta cu proprietarul primirea corespondentei, chiar daca acest imobil este situat „in buricul targului” va este la fel de inutila precum una izolata geografic. Situatia ideala este aceea a unui imobil detinut in proprietate sau in folosinta indelungata.
Daca imobilul este situat intr-un imobil cu mai multe apartamente sau o casa familiala este mai putin important. Din acest punct de vedere trebuie doar sa stiti ca, in situatia unui apartament dintr-un bloc, veti avea nevoie de – este obligatoriu, dar e o procedura formala – acordul vecinilor din proximitate si a reprezentantului asociatiei de locatari. Tot asa, este nesemnificativ daca locatia este amplasata in mediul urban sau in cel rural, suprafata detinuta sau amplasamentul central ori periferic al locatiei.

Legea societatilor comerciale prevede ca la acelasi sediu vor putea functiona mai multe societati, daca este indeplinita cel putin una din urmatoarele conditii: a) imobilul, prin structura lui, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite; b) cel putin o persoana este, in conditiile legii, asociat in fiecare dintre societati; c) daca cel putin unul dintre asociati este proprietar al imobilului ce urmeaza a fi sediul societatii.

Un apartament cu 3 camera va putea deci sa fie sediul social pentru un numar de 3 societati comerciale, indiferent daca proprietarul imobilului are sau nu o calitate in una dintre aceste firme. Daca in acelasi apartament cu 3 camere exista deja inregistrat sediul a trei societati iar proprietarul acestui apartament doreste infiintarea propriei sale firme la aceasi locatie va intampina dificultati. Desi conditiile prevazute de lege sunt indeplinite in acest caz, nu uitati ca interpretarea legii o va face functionarul administrativ si ca exista o tendinta – e deja o traditie in acest sens – inspre interpretarea extensiva a obligatiilor impuse de lege. Va sfatuim sa nu fortati in situatii limita precum cea descrisa mai sus pentru ca va costa bani si timp.

Mai trebuie cunoscut faptul ca impozitul pe cladiri se calculeaza in functie de destinatia acestuia. Desfasurarea unei activitati economice poate reprezenta schimbarea destinatiei unui imobil si atrage dupa sine plata unor impozite marite. Exista totusi cateva conditii speciale care trebuie indeplinite pentru ca un imobil in care este inregistrat sediul unei firme sa fie apreciat a avea destinatie economica. De exemplu, daca la adresa cladirii este inregistrat sediul firmei la care nu se desfasoara nicio activitate economica, impozitul se calculeaza ca pentru cladiri rezidentiale in timp ce in situatia in care la adresa cladirii este inregistrat un sediu al unei societati care desfasoara activitate economica, iar cheltuielile cu utilitatile cad, conform contractului si conform situatiei faptice, in sarcina firmei, impozitul se calculeaza ca si cand cladirea este utilizata in scop economic. Nu uitati ca, in buna traditie romaneasca, aceste conditii se modifica des si este indicat sa va consultati cu un contabil inainte de a lua decizia privind alegerea sediului social.

Mai facem acum precizarea ca legislatia romanesca nu permite declararea unui sediu fictiv, de tipul sediilor companiilor din paradisurile fiscale. Exista posibilitatea deschiderii sediului social la adresa unui birou de avocat, dar noi nu recomandam aceasta posibilitate decat in lipsa oricarei alte alternative. Riscati sa nu primiti corespondenta la timp, iar consecintele nu le veti suporta decat dumneavoastra.

Ne-am bucura sa va fim de folos! Adresati-ne o intrebare.